Frequently Asked Questions

Jullie werken met privacy-gevoelige data, werken jullie wel veilig?

Als Azami BV begrijpen wij goed dat de data waarmee we werken gevoelig is. Wij hebben AIDA gebouwd juist om niet-essentiële gevoelige data te vernietigen. Wij houden ons aan de Europese AVG wetgeving en aan de Verwerkersovereenkomsten die we met onze klanten overeenkomen. Wij werken alleen op beveiligde computers in beveiligde omgevingen en maken gebruik van SFTP-protocollen. Na afloop van een opdracht vernietigen wij al uw data op onze systemen.

Dit is toch makkelijk, ik kan toch met search-technieken zelf paspoorten, IDs, BSN nummers vinden?

Het is inderdaad makkelijk om op basis van OCR en goedgekozen keywords een flink aantal paspoorten, BSNs en andere termen te vinden. Maar het is moeilijk om compleet te zijn, om ze (bijna) allemaal te vinden. En al helemaal als het om honderdduizenden of zelfs miljoenen pagina's gaat. En om daarbij zo weinig mogelijk 'false negatives' te hebben. Azami zet 3 algoritmes in om te bepalen of op een pagina een PID staat (paspoort , ID, rijbewijs). Een daarvan is een machine-learning algoritme dat een PID herkent gebaseerd op visuele gelijkenis, getraind met meer dan 50.000 echte paspoorten. Ook onleesbare paspoorten vinden we hiermee (die met OCR dus nooit zouden zijn gevonden), achterkanten van rijbewijzen, half gescande en elkaar overlappende ID bewijzen. Iedere pagina wordt in 4 orientaties geOCRd: een gekantelde kopie brief wordt doorzocht. Handgeschreven BSNs worden gevonden. We vinden ongeveer 99% van de aanwezige PIDs en 98% van de aanwezige BSNs.

Ben ik na een schoningsproject van Azami dan ook 100% AVG proof?

Nee, helaas niet. We doen ons uiterste best, als Azami voeren we ons werk met de hoogste professionaliteit en kwaliteit uit. Maar helaas vinden we niet alles. We vinden ongeveer 99% van de aanwezige PIDs en 98% van de aanwezige BSNs. Na iedere opdracht proberen we onze code bij te slijpen en deze percentages te verbeteren.

Draagt een AVG schoning door Azami bij aan mijn cyber-security?

Jazeker. Er kan nog altijd worden ingebroken op uw systemen, Azami kan u niet helpen dit te voorkomen. Maar waar we u wel mee kunnen helpen is te zorgen dat er minder te vinden valt: 'Want wat je niet hebt, kan ook niet gestolen worden'. U doet het juiste door niet-essentiële privacy gegevens te vernietigen. U bent minder aantrekkelijk om te worden geransomwared, voor zowel mensen buiten als binnen uw bedrijf valt er minder te vinden. Azami levert u ook altijd een eindrapport op, waarin we samenvatten wat we hebben doorzocht, hoeveel we hebben gevonden en geschoond. Hiermee maakt u aantoonbaar dat u pro-actief deze actie hebt genomen om zo nog beter aan uw AVG verantwoordingsplicht te voldoen.

Welke bestandstypen kunnen jullie aan?

PDFs, JPEGs, TIFFs, Word en docx-bestanden etc. Ook emails (MSG bestanden) kunnen we doorzoeken en schonen, inclusief de mogelijk attachments. Bestanden worden geschoond teruggeleverd in hetzelfde formaat en met dezelfde naam.

Hoe lang duurt een AVG schoningsproject?

Een project duurt 2-5 weken, gemeten van het moment dat we de data ontvangen tot we het geschoond weer terugleveren. In het midden van deze periode kunnen we de tussenresultaten tonen: we laten u alle pagina's zien met gehighlight wat we daar hebben gevonden. Na uw akkoord gaan we dat vervolgens verwijderen. Aan de eind van de opdracht geven we u de geschoonde documenten terug, klaar om te importeren.

Hoe blijf ik nu schoon?

Na een eenmalige schoning kunt u schoon blijven door procedurele maatregelen: zorgen dat u geen gevoelige content in uw systemen meer opslaat. Daarnaast kan Azami bijvoorbeeld 1x per kwartaal, jaar of twee jaar terugkomen voor een 'delta-schoning': we onderzoeken en schonen dan in een klein project alle recentelijk toegevoegde documenten.

Op welk systeem draait AIDA?

Voor de meeste klanten werkt AIDA op onze eigen Azami servers. Deze zijn toegerust met zowel veel CPU als GPU, en hiermee geoptimaliseerd om de grote hoeveelheden data (typisch 1TB aan data per klant) in meerdere iteraties te verwerken. De cloud gebruiken we niet: we werken met gevoelige data waarvan onze klanten ons vragen dit niet in de cloud te verwerken. Op uw verzoek kunnen AIDA ook op uw servers draaien.

Hoeveel mensen werken er bij Azami?

Bij Azami werken we met een data-scientist (voor het draaien en uitbreiden van AIDA), een machine-teacher (voor het trainen en waar nodig corrigeren van AIDA) en een algemeen projectleider (voor verkoop en projectleiding tijdens uitvoer). Nu was de vraag 'hoeveel mensen werken er bij Azami', toch wil ik AIDA hier benoemen als teamlid: onze robot doet het meeste werk, is consciëntieus en wordt nooit moe.

Werken jullie samen met onze IT leverancier?

Ja, bij de meeste opdrachten werken we samen met de IT leverancier van het systeem dat we schonen. Die leverancier geeft ons de export van uw uw data, en wij geven de geschoonde data vervolgens weer aan de IT leverancier terug, om dit in uw systeem te importeren. Wij werken samen en schonen data van Itris, Van Dinther, Bright Answers, Cegeka en Aareon. Als we de shared-directories of Teams-sites van een klant schonen, dan krijgen we die data meestal rechtstreeks van de klant.

Kunnen jullie ook shared-directories, Sharepoint-sites of Teams sites overzetten en schonen?

Jazeker! We kunnen de data op uw shared-directories, Sharepoint en Teams-sites scannen en schonen op dezelfde manier als in uw ERP of DMS systeem. Daarnaast helpen we verschillende klanten bij het opruimen van files ('welke mogen weg'): met onze OCR en search technieken kunnen we op verschillende manieren helpen te bepalen welke files 'weg mogen': bijvoorbeeld oude files, heel grote files, alle MOV files etc. Of we zoeken juist op files die niet weg mogen, waar bijvoorbeeld getekende huurovereenkomsten in staan en die de klant juist separaat wil houden. Files die behouden moeten blijven schonen we op uw verzoek van AVG gevoelige content.

Wordt al het werk door algoritmes en robots gedaan?

Nee: de algoritmes en robots van AIDA werken hard, maar er komt zeker ook mensenwerk bij kijken. We zetten AIDA in om miljoenen pagina's te verwerken en een eerste inschatting te maken of er privacy-gevoelig materiaal op staat. Wij beschouwen AIDA daarmee als een soort intelligente assistent om de bulk van het werk in korte tijd te verzetten. Mensen blijven eindverantwoordelijk en mensen bepalen het eindoordeel: mensen gaan de positives valideren, alle twijfelgevallen worden door mensen beoordeeld en negatives worden door mensen aan spotchecks onderworpen. Mensen controleren dus duizenden resultaten en trainen AIDA zonodig bij.

Leuke vragen hierboven hoor, maar ik heb een andere vraag

Dat is fijn te horen. U kunt nog de algemene Azami-AIDA presentatie downloaden, maar het snelst en makkelijkst is om me te bellen of mailen: 06-57748895 of marc.jacobs@azamiconsulting.nl Ik help u graag verder!